Ile diety w delegacji krajowej i zagranicznej? [STAWKI 2025]

Pracownicy odbywający podróże służbowe mają prawo do otrzymania diety, która ma pokryć zwiększone koszty wyżywienia podczas wyjazdu. Ile przysługuje diety w delegacji w 2025 roku? Jakie są aktualne stawki diet krajowych i zagranicznych? Kiedy pracownikowi należy się pełna dieta, a kiedy tylko jej część? W tym artykule przedstawiamy kompleksowe informacje na temat należności z tytułu podróży służbowej, które pomogą prawidłowo rozliczyć delegację.

Aktualne stawki diet w delegacjach krajowych 2025

Wysokość diety krajowej jest regulowana przez rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej. Zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1 stycznia 2023 roku, które nadal obowiązują w 2025 roku, dieta za podróż służbową na obszarze kraju wynosi 45 zł za dobę [1]. Ta kwota jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia podczas delegacji.

Oprócz podstawowej diety, pracownikowi przysługują również inne należności związane z podróżą służbową:

Warto zaznaczyć, że stawki diet dla pracowników sfery budżetowej stanowią minimum, które musi być przestrzegane również przez pracodawców z sektora prywatnego. Firmy prywatne mogą jednak ustalić wyższe stawki diet w swoich wewnętrznych regulaminach wynagradzania [2].

Jak obliczyć dietę zagraniczną? Praktyczny poradnik

Diety zagraniczne jak liczyć? Wysokość diety zagranicznej zależy od kraju docelowego podróży służbowej. Podobnie jak w przypadku delegacji krajowych, kwota diety jest uzależniona od czasu trwania podróży. Poniżej przedstawiamy algorytm obliczania należności z tytułu podróży zagranicznej:

Schemat obliczania wysokości diety zagranicznej

Stawki diet zagranicznych w wybranych krajach

* W przypadku Nowego Jorku limit wynosi 350 USD, a Waszyngtonu – 300 USD.

Dla krajów niewymienionych w rozporządzeniu obowiązuje stawka diety w wysokości 41 EUR, a limit za nocleg wynosi 140 EUR [3].

Przykład obliczenia diety zagranicznej

Przy rozliczaniu diety zagranicznej należy pamiętać o przeliczeniu waluty obcej na złotówki. Do przeliczenia stosuje się kurs średni NBP z dnia poprzedzającego rozliczenie delegacji [4].

Wysokość diety a czas trwania podróży służbowej

Ile należy się diety w delegacji zależy przede wszystkim od czasu trwania podróży służbowej. Przepisy dokładnie określają, jak obliczać wysokość diety w zależności od długości delegacji.

Wysokość diety w zależności od czasu trwania podróży służbowej

Delegacja krajowa – zasady obliczania czasu

Delegacja zagraniczna – zasady obliczania czasu

Czas podróży służbowej liczy się od momentu wyjazdu z miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy (lub z miejsca zamieszkania pracownika, jeśli to stamtąd rozpoczyna podróż), do momentu powrotu [5].

Wypłata diety delegacyjnej a bezpłatne wyżywienie

Wysokość diety w delegacji ulega zmniejszeniu, jeśli pracownik ma zapewnione bezpłatne wyżywienie. Zasady pomniejszania diety są różne dla delegacji krajowych i zagranicznych.

Zasady pomniejszania diety przy bezpłatnym wyżywieniu

Delegacja krajowa a bezpłatne wyżywienie

W przypadku delegacji krajowej dieta ulega zmniejszeniu o:

• 25% (11,25 zł) – za zapewnione śniadanie
• 50% (22,50 zł) – za zapewniony obiad
• 25% (11,25 zł) – za zapewnioną kolację

Jeśli pracownik ma zapewnione całodzienne bezpłatne wyżywienie, dieta krajowa nie przysługuje [6].

Delegacja zagraniczna a bezpłatne wyżywienie

W przypadku delegacji zagranicznej dieta ulega zmniejszeniu o:

• 15% – za zapewnione śniadanie
• 30% – za zapewniony obiad
• 30% – za zapewnioną kolację
• 25% – na pokrycie innych wydatków

Jeśli pracownik ma zapewnione całodzienne bezpłatne wyżywienie podczas podróży zagranicznej, przysługuje mu 25% diety [7].

Zwrot kosztów noclegu w delegacji

Pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej przysługuje zwrot kosztów noclegu. Zasady zwrotu są różne w zależności od tego, czy pracownik przedstawi rachunek za nocleg, czy też nie.

Zasady zwrotu kosztów noclegu w delegacji

Nocleg z rachunkiem

Jeśli pracownik przedstawi rachunek za nocleg, pracodawca zwraca poniesione koszty w wysokości określonej na rachunku, jednak nie wyższej niż limit. Dla delegacji krajowej limit wynosi 900 zł (20-krotność diety), a dla delegacji zagranicznej – limit określony dla danego kraju [8].

Nocleg bez rachunku

Jeśli pracownik nie przedstawi rachunku za nocleg, przysługuje mu ryczałt za nocleg w wysokości:

• Dla delegacji krajowej – 67,50 zł (150% diety)
• Dla delegacji zagranicznej – 25% limitu za nocleg określonego dla danego kraju

Ryczałt za nocleg nie przysługuje, jeśli pracodawca zapewnił pracownikowi bezpłatny nocleg lub jeśli pracownik miał możliwość powrotu do miejsca zamieszkania [9].

Zwrot kosztów przejazdu i dojazdów

Oprócz diety i zwrotu kosztów noclegu, pracownikowi przysługuje również zwrot kosztów przejazdu oraz dojazdów w miejscu delegacji.

Zasady zwrotu kosztów przejazdu i dojazdów w delegacji

Koszty przejazdu

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu do miejsca delegacji i z powrotem. Zwrot obejmuje koszty biletów kolejowych, autobusowych, lotniczych lub innych środków transportu. Jeśli pracownik korzysta z własnego samochodu, przysługuje mu zwrot kosztów według stawek za 1 km przebiegu (tzw. kilometrówka) [10]:

• 0,89 zł – dla samochodów o pojemności do 900 cm³
• 1,15 zł – dla samochodów o pojemności powyżej 900 cm³
• 0,69 zł – dla motocykli
• 0,42 zł – dla motorowerów

Ryczałt na dojazdy

Za dojazdy środkami komunikacji miejscowej w czasie podróży służbowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 20% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży (9 zł w przypadku delegacji krajowej). Ryczałt nie przysługuje, jeśli pracownik ma zapewniony bezpłatny dojazd lub jeśli odbywa podróż służbową samochodem [11].

Najnowsze zmiany w przepisach na 2025 rok

W 2025 roku nadal obowiązują stawki diet wprowadzone 1 stycznia 2023 roku na podstawie rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 roku. Nie wprowadzono nowych zmian w wysokości diet krajowych i zagranicznych [12].

Porównanie stawek diet w latach 2013-2025

Porównanie stawek diet z poprzednimi latami

Warto zauważyć, że poprzednie stawki diet obowiązywały przez prawie 10 lat (2013-2022), zatem można przypuszczać, że obecne stawki również będą obowiązywać przez dłuższy czas [13].

Szczególne przypadki rozliczania diet

Istnieją szczególne przypadki, w których zasady rozliczania diet wyglądają nieco inaczej. Dotyczy to m.in. kierowców zawodowych, pracowników mobilnych czy osób pracujących na umowach cywilnoprawnych.

Szczególne przypadki rozliczania diet

Kierowcy zawodowi

Od 2 lutego 2022 roku, w związku z wejściem w życie tzw. pakietu mobilności, zmieniły się zasady rozliczania diet dla kierowców zawodowych odbywających podróże międzynarodowe. Kierowcy zatrudnieni na umowę o pracę nie pozostają już w podróży służbowej i nie otrzymują diet w dotychczasowym rozumieniu [14].

Umowy cywilnoprawne i B2B

Przepisy dotyczące diet z tytułu podróży służbowej dotyczą wyłącznie pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Osoby współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych lub w ramach B2B nie podlegają tym przepisom. W ich przypadku zasady rozliczania kosztów podróży powinny być określone w umowie [15].

Choroba w czasie delegacji

W przypadku choroby pracownika w czasie delegacji zagranicznej, za każdy dzień pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym przysługuje 25% diety. Pracodawca pokrywa również udokumentowane koszty leczenia i leków, z wyjątkiem wydatków, które nie były konieczne [16].

Aspekty podatkowe i składkowe diet

Diety z tytułu podróży służbowej mają również określone konsekwencje podatkowe i składkowe, które warto znać.

Aspekty podatkowe i składkowe diet

Zwolnienie z podatku dochodowego

Diety krajowe i zagraniczne są zwolnione z podatku dochodowego do wysokości określonej w przepisach. Oznacza to, że pracownik nie płaci podatku od otrzymanych diet, o ile ich wysokość nie przekracza limitów ustawowych [17].

Zwolnienie ze składek ZUS

Diety nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, o ile ich wysokość nie przekracza limitów określonych w przepisach. Nadwyżka ponad limit podlega oskładkowaniu [18].

Koszty uzyskania przychodu dla pracodawcy

Dla pracodawcy wypłacone diety stanowią koszt uzyskania przychodu, co oznacza, że może je odliczyć od podstawy opodatkowania [19].

Podsumowanie

Prawidłowe rozliczenie diety w delegacji wymaga znajomości aktualnych przepisów i stawek. W 2025 roku nadal obowiązują stawki wprowadzone w 2023 roku, czyli 45 zł za dobę podróży krajowej. Wysokość diety zależy od czasu trwania podróży służbowej oraz od tego, czy pracownik ma zapewnione bezpłatne wyżywienie.

Najważniejsze informacje o dietach w delegacji w 2025 roku

W przypadku delegacji zagranicznych stawki diet są zróżnicowane w zależności od kraju docelowego. Przy rozliczaniu delegacji należy pamiętać również o zwrocie kosztów noclegu, przejazdu i dojazdów w miejscu delegacji.

Znajomość zasad rozliczania delegacji pozwala na prawidłowe naliczenie należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej, co jest istotne zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawców.

Źródła:

1. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20220002302
2. https://kadry.infor.pl/kadry/wynagrodzenia/delegacja/5543401,Dieta-w-podrozy-sluzbowej-krajowej-i-zagranicznej-2023-2024.html
3. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20220001481
4. https://www.gov.pl/web/finanse/archiwum-kursow-srednich-nbp
5. https://www.pip.gov.pl/pl/porady-prawne/czas-pracy/rozliczanie-czasu-pracy/107584,jak-rozliczac-czas-pracy-w-podrozy-sluzbowej-.html
6. https://kadry.infor.pl/kadry/wynagrodzenia/delegacja/5554174,Dieta-a-bezplatne-wyzywienie-w-podrozy-sluzbowej-krajowej-i-zagranicznej.html
7. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-dieta-w-delegacji-zagranicznej-a-bezplatne-wyzywienie
8. https://kadry.infor.pl/kadry/wynagrodzenia/delegacja/5554190,Zwrot-kosztow-noclegu-w-podrozy-sluzbowej-krajowej-i-zagranicznej.html
9. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-ryczalt-za-nocleg-w-podrozy-sluzbowej
10. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20220002714
11. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-ryczalt-na-dojazdy-w-podrozy-sluzbowej
12. https://kadry.infor.pl/kadry/wynagrodzenia/delegacja/5552801,Stawki-diet-w-podrozy-sluzbowej-krajowej-i-zagranicznej-2023-2024.html
13. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-diety-krajowe-i-zagraniczne-stawki
14. https://www.gov.pl/web/infrastruktura/pakiet-mobilnosci
15. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-delegacja-a-umowa-zlecenie-czy-przysluguaja-diety
16. https://kadry.infor.pl/kadry/wynagrodzenia/delegacja/5554196,Choroba-w-czasie-podrozy-sluzbowej-zagranicznej.html
17. https://www.podatki.gov.pl/pit/abc-pit/zwolnienia-przedmiotowe/diety-i-inne-naleznosci-za-czas-podrozy-sluzbowej-pracownika/
18. https://www.zus.pl/baza-wiedzy/skladki-wskazniki-odsetki/skladki/podstawa-wymiaru-skladek-pracownicy/szczegolne-zasady-ustalania-podstawy-wymiaru-skladek/diety-i-inne-naleznosci-z-tytulu-podrozy-sluzbowej
19. https://www.podatki.gov.pl/cit/abc-cit/koszty-uzyskania-przychodow/diety-i-inne-naleznosci-z-tytulu-podrozy-sluzbowej/