Redagowane 24 stycznia, 2026 by
Oświadczenie o zatrudnieniu kierowcy to dokument, który budzi wiele pytań wśród przedsiębiorców z branży transportowej. Obowiązek jego wypełnienia i złożenia wynika z nowelizacji ustawy o transporcie drogowym, która weszła w życie 1 marca 2022 roku. Prawidłowe wypełnienie tego dokumentu jest kluczowe dla zgodności z przepisami prawa i uniknięcia potencjalnych kar finansowych. W tym artykule wyjaśnimy, kto dokładnie jest odpowiedzialny za wypełnienie oświadczenia o zatrudnieniu kierowcy oraz jakie informacje powinny się w nim znaleźć.
Spis treści
- Kto jest odpowiedzialny za wypełnienie oświadczenia o zatrudnieniu kierowcy?
- Jak prawidłowo wypełnić oświadczenie o zatrudnieniu kierowcy?
- Gdzie i kiedy należy złożyć oświadczenie o zatrudnieniu kierowcy?
- Najczęstsze błędy przy wypełnianiu oświadczenia o zatrudnieniu kierowcy
- Podstawa prawna obowiązku składania oświadczenia o zatrudnieniu kierowcy
- Najczęściej zadawane pytania dotyczące oświadczenia o zatrudnieniu kierowcy
- Podsumowanie: Kto wypełnia oświadczenie o zatrudnieniu kierowcy?
Kto jest odpowiedzialny za wypełnienie oświadczenia o zatrudnieniu kierowcy?
Odpowiedzialność za wypełnienie oświadczenia o zatrudnieniu kierowcy spoczywa na przedsiębiorcy, który posiada zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. To właśnie przedsiębiorca, bez względu na formę prowadzonej działalności (jednoosobowa działalność gospodarcza czy spółka), jest zobowiązany do corocznego składania takiego oświadczenia do organu, który wydał mu zezwolenie [1].
Obowiązek ten dotyczy wszystkich przedsiębiorców zatrudniających kierowców, niezależnie od liczby zatrudnionych osób czy skali prowadzonej działalności transportowej. Warto podkreślić, że przez „zatrudnienie” rozumie się tutaj wszystkie formy współpracy, nie tylko umowę o pracę, ale również umowy cywilnoprawne, takie jak umowa zlecenie czy umowa o dzieło [2].
Jakie podmioty muszą składać oświadczenie o zatrudnieniu kierowcy?
Oświadczenie o zatrudnieniu kierowcy muszą składać:
- Przedsiębiorcy posiadający zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego
- Firmy transportowe zatrudniające kierowców na umowę o pracę
- Przedsiębiorcy współpracujący z kierowcami na podstawie umów cywilnoprawnych
- Jednoosobowe działalności gospodarcze w branży transportowej
- Spółki prowadzące działalność w zakresie transportu drogowego
Zgodnie z art. 7a ust. 8 ustawy o transporcie drogowym, po uzyskaniu zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, przedsiębiorca jest zobowiązany do corocznego przedkładania organowi, który wydał zezwolenie, oświadczenia o liczbie osób zatrudnionych oraz informacji o średniej arytmetycznej liczbie kierowców zatrudnionych [3].
Jak prawidłowo wypełnić oświadczenie o zatrudnieniu kierowcy?
Prawidłowe wypełnienie oświadczenia o zatrudnieniu kierowcy wymaga zebrania odpowiednich danych i informacji. Poniżej przedstawiamy krok po kroku, jak przygotować się do tego zadania i jakie informacje należy uwzględnić w dokumencie.
Jakie dane należy przygotować przed wypełnieniem oświadczenia?
Przed przystąpieniem do wypełniania oświadczenia o zatrudnieniu kierowcy, należy przygotować następujące dane [4]:
- Liczba osób zatrudnionych na dzień 31 grudnia poprzedniego roku
- Liczba kierowców zatrudnionych na dzień 31 grudnia poprzedniego roku
- Dane dotyczące liczby kierowców zatrudnionych w każdym miesiącu poprzedniego roku
- Informacje o formach zatrudnienia kierowców (umowa o pracę, umowa zlecenie, itp.)
- Dane identyfikacyjne przedsiębiorstwa (NIP, REGON)
- Numer zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego
- Dane kontaktowe przedsiębiorstwa
- Informacje o organie, który wydał zezwolenie
Jak obliczyć średnią arytmetyczną liczbę zatrudnionych kierowców?
Jednym z kluczowych elementów oświadczenia jest informacja o średniej arytmetycznej liczbie kierowców zatrudnionych w poprzednim roku. Aby prawidłowo obliczyć tę wartość, należy [5]:
- Zebrać dane o liczbie kierowców zatrudnionych w każdym miesiącu poprzedniego roku
- Zsumować liczbę kierowców z wszystkich 12 miesięcy
- Podzielić otrzymaną sumę przez 12 (liczba miesięcy w roku)
Przykład: Jeśli w poszczególnych miesiącach zatrudnialiśmy odpowiednio: 10, 12, 12, 14, 14, 15, 15, 15, 14, 13, 12, 10 kierowców, to suma wynosi 156. Dzieląc 156 przez 12, otrzymujemy średnią arytmetyczną równą 13.
Gdzie i kiedy należy złożyć oświadczenie o zatrudnieniu kierowcy?
Oświadczenie o zatrudnieniu kierowcy należy złożyć do organu, który wydał zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. W zależności od tego, kto wydał zezwolenie, może to być Główny Inspektorat Transportu Drogowego (GITD) lub odpowiednie starostwo powiatowe [6].
Terminy składania oświadczenia o zatrudnieniu kierowcy
Zgodnie z przepisami, oświadczenie o zatrudnieniu kierowcy należy składać corocznie, w terminie do 31 marca roku następującego po roku, którego dotyczy oświadczenie. Oznacza to, że oświadczenie za rok 2023 należy złożyć do 31 marca 2024 roku [7].
Uwaga! Niedotrzymanie terminu złożenia oświadczenia może skutkować nałożeniem kary finansowej w wysokości 800 zł, zgodnie z taryfikatorem w ustawie o transporcie drogowym.
Metody składania oświadczenia
Oświadczenie o zatrudnieniu kierowcy można złożyć na kilka sposobów:
Osobiście
Dostarczenie dokumentu bezpośrednio do siedziby organu, który wydał zezwolenie.
Pocztą tradycyjną
Wysłanie dokumentu listem poleconym (decyduje data stempla pocztowego).
Elektronicznie
Przez platformę ePUAP (wymaga posiadania profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego).
Wybór metody składania zależy od preferencji przedsiębiorcy oraz wymagań organu, do którego składane jest oświadczenie. Warto jednak pamiętać, że w przypadku wysyłki pocztą tradycyjną, należy zachować potwierdzenie nadania przesyłki [8].
Najczęstsze błędy przy wypełnianiu oświadczenia o zatrudnieniu kierowcy
Wypełnianie oświadczenia o zatrudnieniu kierowcy może wiązać się z pewnymi trudnościami i błędami, które mogą prowadzić do problemów z organami kontrolnymi. Poniżej przedstawiamy najczęstsze błędy oraz sposoby ich uniknięcia.
| Błąd | Konsekwencje | Jak uniknąć |
| Nieprawidłowe obliczenie średniej liczby kierowców | Podanie nieprawdziwych danych, możliwa kara finansowa | Dokładne sprawdzenie danych z każdego miesiąca i weryfikacja obliczeń |
| Pominięcie niektórych form zatrudnienia | Zaniżenie liczby zatrudnionych kierowców, naruszenie przepisów | Uwzględnienie wszystkich form współpracy (umowa o pracę, umowa zlecenie, itp.) |
| Niedotrzymanie terminu złożenia oświadczenia | Kara finansowa w wysokości 800 zł | Zaplanowanie z wyprzedzeniem i przypomnienie o terminie |
| Złożenie oświadczenia do niewłaściwego organu | Opóźnienie w przetwarzaniu dokumentu, możliwe przekroczenie terminu | Sprawdzenie, który organ wydał zezwolenie (GITD czy starostwo) |
| Brak podpisu lub pieczęci firmowej | Dokument uznany za niekompletny | Dokładne sprawdzenie dokumentu przed wysłaniem |
Jak uniknąć problemów związanych z wypełnianiem oświadczenia?
Aby uniknąć problemów związanych z wypełnianiem oświadczenia o zatrudnieniu kierowcy, warto zastosować się do następujących wskazówek [9]:
- Prowadź dokładną ewidencję zatrudnionych kierowców przez cały rok
- Przechowuj kopie wszystkich umów z kierowcami
- Regularnie aktualizuj dane dotyczące zatrudnienia
- Korzystaj z gotowych wzorów oświadczeń dostępnych na stronach GITD lub starostw
- W razie wątpliwości skonsultuj się z prawnikiem specjalizującym się w prawie transportowym
- Zachowaj kopię złożonego oświadczenia oraz potwierdzenie jego złożenia
Podstawa prawna obowiązku składania oświadczenia o zatrudnieniu kierowcy
Obowiązek składania oświadczenia o zatrudnieniu kierowcy wynika z nowelizacji ustawy o transporcie drogowym, która weszła w życie 1 marca 2022 roku. Poniżej przedstawiamy najważniejsze przepisy prawne regulujące tę kwestię.
Kluczowe przepisy dotyczące oświadczenia o zatrudnieniu kierowcy
Głównym przepisem regulującym obowiązek składania oświadczenia o zatrudnieniu kierowcy jest art. 7a ust. 8 ustawy o transporcie drogowym, który stanowi [10]:
„Po uzyskaniu zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego przedsiębiorca przedkłada corocznie organowi, o którym mowa w art. 7 ust. 2, w terminie do dnia 31 marca roku następnego:
1) oświadczenie o liczbie osób zatrudnionych, w tym osób, o których mowa w pkt 2, na dzień 31 grudnia poprzedniego roku, bez względu na formę zatrudnienia;
2) informację o średniej arytmetycznej liczby kierowców zatrudnionych, bez względu na formę zatrudnienia, wykonujących operacje transportowe w roku poprzedzającym obowiązek złożenia informacji.”
Dodatkowo, warto zwrócić uwagę na przepisy dotyczące kar za niedopełnienie tego obowiązku. Zgodnie z taryfikatorem zawartym w ustawie o transporcie drogowym, kara za niezgłoszenie danych w formie pisemnej wynosi 800 zł [11].
Ważne! Przepisy dotyczące oświadczenia o zatrudnieniu kierowcy obejmują wszystkie formy zatrudnienia, w tym umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło oraz inne formy współpracy. Kluczowe jest uwzględnienie wszystkich osób wykonujących operacje transportowe dla przedsiębiorcy.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące oświadczenia o zatrudnieniu kierowcy
Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania związane z wypełnianiem i składaniem oświadczenia o zatrudnieniu kierowcy.
Czy jednoosobowa działalność gospodarcza musi składać oświadczenie o zatrudnieniu kierowcy?
Tak, każdy przedsiębiorca posiadający zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, niezależnie od formy prowadzonej działalności, jest zobowiązany do składania oświadczenia o zatrudnieniu kierowcy. Dotyczy to również jednoosobowych działalności gospodarczych [12].
Co grozi za niezłożenie oświadczenia o zatrudnieniu kierowcy?
Za niezłożenie oświadczenia o zatrudnieniu kierowcy w terminie grozi kara finansowa w wysokości 800 zł, zgodnie z taryfikatorem zawartym w ustawie o transporcie drogowym. W skrajnych przypadkach, systematyczne niedopełnianie tego obowiązku może prowadzić do utraty dobrej reputacji, co z kolei może skutkować cofnięciem zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego [13].
Czy kierowcy zatrudnieni na umowę zlecenie również muszą być uwzględnieni w oświadczeniu?
Tak, w oświadczeniu o zatrudnieniu kierowcy należy uwzględnić wszystkie osoby wykonujące operacje transportowe dla przedsiębiorcy, bez względu na formę zatrudnienia. Oznacza to, że kierowcy zatrudnieni na umowę zlecenie, umowę o dzieło czy inne formy współpracy również muszą być uwzględnieni w oświadczeniu [14].
Jak sprawdzić, który organ wydał zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego?
Informację o organie, który wydał zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, można znaleźć na samym dokumencie zezwolenia. Dodatkowo, można to sprawdzić w rejestrze na stronie Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego (GITD), wpisując numer NIP przedsiębiorstwa [15].
Czy można złożyć oświadczenie o zatrudnieniu kierowcy elektronicznie?
Tak, oświadczenie o zatrudnieniu kierowcy można złożyć elektronicznie za pośrednictwem platformy ePUAP. Wymaga to jednak posiadania profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego. Warto sprawdzić, czy organ, do którego składane jest oświadczenie, akceptuje tę formę składania dokumentów [16].
Podsumowanie: Kto wypełnia oświadczenie o zatrudnieniu kierowcy?
Oświadczenie o zatrudnieniu kierowcy jest ważnym dokumentem, który musi być wypełniany i składany przez przedsiębiorców posiadających zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Odpowiedzialność za prawidłowe wypełnienie i terminowe złożenie tego dokumentu spoczywa na przedsiębiorcy, niezależnie od formy prowadzonej działalności.
Kluczowe jest dokładne zebranie wszystkich niezbędnych danych, prawidłowe obliczenie średniej arytmetycznej liczby zatrudnionych kierowców oraz uwzględnienie wszystkich form zatrudnienia. Oświadczenie należy składać corocznie, do 31 marca roku następującego po roku, którego dotyczy, do organu, który wydał zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego.
Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować karą finansową w wysokości 800 zł, dlatego warto zadbać o terminowe i prawidłowe wypełnienie oświadczenia. W razie wątpliwości, zawsze można skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w prawie transportowym lub skontaktować się bezpośrednio z organem, do którego składane jest oświadczenie.
